8/11/2026·5 min

Una cafetería de pueblo con números sólidos: precios, existencias y una carta QR gratuita

Una cafetería de pueblo no cuenta con muchas de las ventajas de una cafetería de ciudad. Puede que el proveedor venga pocas veces y que en el presupuesto apenas quede margen para software. Aun así, se puede llevar con números sólidos. Fijar precios, controlar el stock y tener una carta QR se puede hacer con una calculadora, una libreta y herramientas gratuitas. Lo que hace que funcionen es medir tu propia cafetería. Las referencias generales no están pensadas para un pueblo pequeño como el tuyo.

Calcula el precio de cada producto a partir de lo que cuestan sus ingredientes

La fórmula habitual en el sector es precio = coste de los ingredientes del producto ÷ porcentaje objetivo de coste de materia prima. Una guía del sector pone como ejemplo un objetivo del 28 % y un coste de ingredientes de 4,00 dólares, lo que da un precio de 14,29 dólares.

Lo difícil es elegir el objetivo. Una guía del sector sitúa el coste medio de materia prima de la mayoría de los restaurantes entre el 28 % y el 35 %. Otra publicación da una horquilla de entre el 25 % y el 35 %. Son reglas orientativas, no estadísticas oficiales, y no son específicas de cafeterías. Úsalas como punto de partida y ajústalas según lo que muestren tus propias cifras.

El coste de los ingredientes no lo es todo. Una guía del sector advierte de que el porcentaje de coste de materia prima, por sí solo, se queda corto. Señala el prime cost (el coste de la mercancía vendida más el coste total de personal) como la cifra que decide si un negocio es viable. Si atiendes tú mismo la barra, ponle un valor a tus horas para que esta cifra tenga sentido.

Comprueba cada semana tu coste real de materia prima

Un objetivo solo sirve si lo comparas con lo que ha pasado de verdad. La comprobación semanal habitual es:

% de coste de materia prima = (existencias iniciales + compras − existencias finales) ÷ ventas de comida

Haz inventario una vez por semana, siempre el mismo día, y guarda todas las facturas de proveedores en un solo sitio. Si el resultado sale una y otra vez por encima del objetivo, revisa el tamaño de las raciones, los precios de los proveedores, las mermas y los precios de la carta. Con una cifra semanal detectas las desviaciones a tiempo.

Fija los niveles de stock en función de las entregas

El nivel par es el stock objetivo de cada producto. La fórmula habitual es (consumo medio diario × plazo de entrega en días) + stock de seguridad. Una guía de gestión de inventario pone como ejemplo un consumo de 10 kg al día, un plazo de entrega de 2 días y 5 kg de stock de seguridad, lo que da un nivel par de 25 kg.

Si las entregas son poco frecuentes, lo que más pesa es el plazo de entrega. Una guía de inventario para cafeterías recomienda mantener niveles ajustados para la leche, la nata y la bollería fresca. Según esa guía, quedarse sin algo de vez en cuando suele salir más barato que tirar género con regularidad. También sugiere revisar los niveles cada semana durante el primer mes y, después, cada mes o cada trimestre.

Una guía de un proveedor indica que un capuchino puede llevar 18 g de café en grano, de modo que una bolsa de 1 kg da para unas 55 bebidas. Si las ventas de capuchinos suben un 20 %, puedes calcular cuánto café y cuánta leche de más vas a necesitar y ajustar los niveles en consecuencia.

Rota el género a mano: coloca lo que llega detrás de lo más antiguo y gasta primero lo más antiguo. En cafeterías pequeñas con una operativa sencilla, aplicar a mano el sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir) puede ser suficiente.

Trata las mermas como dinero

Según WRAP, el sector de la hostelería y la restauración del Reino Unido tira 1,1 millones de toneladas de comida al año. WRAP calcula que el 75 % se podría haber comido, lo que cuesta a empresas y organizaciones 3200 millones de libras. Su página sobre el sector habla de una media de 10 000 libras por establecimiento y año. Son medias del sector en el Reino Unido, no cifras de una cafetería pequeña, pero dejan claro que las mermas son un coste real.

Las estimaciones de lo que se gana reduciendo mermas varían según el estudio. Una investigación de Champions SDG12.3, grupo del que forma parte WRAP, encontró una media de 14 libras de retorno por cada libra invertida en distintos negocios de hostelería y restauración. Un estudio de tres años de Champions 12.3 centrado en la restauración obtuvo una relación de más de seis a uno. No te fíes de una sola cifra. Lo que sí puedes hacer es apuntar cada día lo que tiras, producto por producto. Al cabo de unas semanas verás qué niveles de stock y qué platos conviene cambiar.

Una carta QR que no cuesta nada y sigue funcionando

QRStuff afirma que sus códigos QR estáticos son gratuitos de crear y de usar, también con fines comerciales, con escaneos ilimitados y sin caducidad. Sus códigos dinámicos, que permiten cambiar el destino y hacer seguimiento de los escaneos, requieren suscripción.

Un código QR no contiene tu carta, sino un enlace a ella. Si el archivo cambia de sitio o el enlace para compartir caduca, todos los códigos estáticos que hayas impreso dejan de funcionar para siempre. Guarda la carta en un enlace público que no cambie, por ejemplo en Google Drive o Dropbox. Cuando cambien los precios, edita el archivo de ese enlace en lugar de crear uno nuevo.

Las normas sobre alérgenos dependen de dónde estés. En la UE, la información sobre alérgenos es obligatoria para los alimentos no envasados, y las sustancias figuran en el anexo II del Reglamento (UE) 1169/2011. Una comunicación de la Comisión Europea de 2017 indica que, si no hay normas nacionales, esta información debe ser fácilmente visible, claramente legible y estar por escrito. No basta con darla solo cuando el cliente la pida. Los Estados miembros pueden adoptar sus propias normas, así que consulta la normativa de tu zona.

En el Reino Unido, la Food Standards Agency (FSA) permite dar la información sobre alérgenos en la carta, en una pizarra o en un dosier informativo. Recomienda que lo mejor es la información por escrito acompañada de una conversación. Según el resumen de Menu Guide sobre las buenas prácticas de la FSA, la carta principal debe incluir la información sobre alérgenos o indicar claramente dónde encontrarla.

Si usas una plataforma de cartas QR, comprueba qué incluye su plan gratuito. Ten en la barra una hoja impresa de alérgenos para los clientes que no usan el móvil.

Ejemplo práctico (cifras solo ilustrativas)

Supongamos que un sándwich mixto cuesta 1,20 € en ingredientes. Con un objetivo del 30 %, 1,20 ÷ 0,30 = 4,00 €.
Supongamos que una bolsa de 1 kg de café en grano cuesta 20 €. A unas 55 bebidas por bolsa, salen unos 0,36 € de café por capuchino, sin contar la leche ni el vaso.
Supongamos que gastas 3 litros de leche al día, el plazo de entrega es de 4 días y quieres tener 2 litros de reserva. Tu nivel par es 3 × 4 + 2 = 14 litros.
Cada semana, haz inventario, aplica la fórmula del coste de materia prima y compara el resultado con tu objetivo.

Nada de esto requiere software de pago. Basta con un día fijo para el inventario, las facturas en un solo sitio y unos minutos con la calculadora. Tras un par de meses con tus propias cifras, sabrás más de tu cafetería que lo que pueda decirte cualquier regla general.